1 – DEFINITIONS :
Le filtrage anti-spam est un service qui permet de filtrer les emails reçus sur le serveur avant de les faire parvenir au destinataire. L’objectif est de filtrer les spams commerciaux, les messages de phishing et autres arnaques par mail.
C’est donc une option de sécurité très utile, qui permet plus de confort et un gain de temps.
2 – NOTRE ANTI-SPAM :
Nous optons pour un service de filtrage externalisé, c’est-à-dire que le spam est bloqué AVANT d’atteindre le réseau de l’entreprise. Opérationnel très rapidement, sa mise en place n’a aucune incidence sur l’infrastructure déjà existante au sein de l’entreprise.
Ce type de service a une fiabilité quasi absolue et évite les encombrements dû aux courriers indésirables ce qui permet une meilleure réactivité du réseau.
Nous vous fournissons l’accès à l’interface de gestion de votre service anti-spam, ainsi, vous ne perdez pas le contrôle sur le filtrage de vos courriers !
Chaque personne possédant une adresse de messagerie dans le domaine concerné peut ainsi personnaliser son filtrage antispam.
3 – L’INTERFACE DE GESTION :
Rendez-vous sur la page web de votre interface (elle vous a normalement été communiqué par email par votre administrateur).
Connectez-vous avec les mêmes identifiants et mot de passe que votre compte de messagerie.
Vous serez automatiquement déconnecté au bout de 8heures.
Pour vous déconnecter vous-même, appuyer sur « déconnexion » en haut à droite de votre interface.
L’interface se compose de plusieurs onglets que nous allons détailler ci-dessous:
3-1. L’onglet messages
– Présentation
– Détail d’un message
– Gérer la quarantaine
– Ajouter un expéditeur à une liste
– Opération en masse sur les messages
– Ajouter à une liste
– Supprimer d’une liste
– Exportation des rapports
– Gérer les filtres
– Changer son mot de passe
– Personnaliser son compte
– Ajouter des signatures
– Activer l’authentification à deux facteurs
3-6. L’onglet domaines (accès restreint suivant vos droits administrateur)
3-1. L’onglet « messages »
- Présentation :
Il vous permet de consulter la liste des mails reçus (et envoyés pour ceux qui ont souscrit à l’option de protection à l’envoi).
Le programme attribue une note à chaque email. Plus la note est élevée, plus il y a de chance que le mail soit un spam.
Par défaut, les 50 derniers messages sont affichés mais vous pouvez modifier cela en cliquant sur « afficher les éléments xx par page »
Un code couleur vous permet d’identifier rapidement les courriers qui posent problème.
Vert : expéditeur sur liste blanche.
Rose : Spam potentiel détecté.
Rouge : Spam détecté
Noir : Blacklisté. Spam à haut degré.
Rouge prononcé : Courrier infecté.
Vous pouvez trier votre consultation en cliquant sur « mise en quarantaine » pour visualiser seulement les mails filtrés comme spam, ou sur « archive » pour visualiser seulement vos anciens mails. (En haut de la page sous l’onglet messages)
- Détails d’un message :
Si vous souhaitez voir les détails d’un message spécifique, cliquez sur le lien vers le message.
Les informations suivantes sont disponibles.
– ID du message
– Adresse de l’expéditeur et adresse du destinataire
– Object du mail
– Date et heure de réception (affichées dans votre fuseau horaire)
– Reçu par : le serveur qui a reçu le message
– Reçu de : le serveur qui a envoyé le message
– Reçu via : les serveurs qui ont traité ce message, incluent les informations sur le pays. Cliquez sur « afficher les hôtes » pour les voir.
– Taille
– En-têtes de message
– Copie stockée
– Infecté par un virus
– Possède des pièces jointes avec des macros :
– Fichier interdit
– Autre infection
– Informations sur les contrôles anti-spam : résultats des contrôles anti-spam et des règles utilisées pour le tri
– Informations de relai : état de la livraison du courrier vers la destination finale.
- La quarantaine :
Rappel du code couleur :
Rose : Spam potentiel détecté.
Rouge : Spam détecté
Noir : Blacklisté. Spam à haut degré.
Rouge prononcé : Courrier infecté.
Vous pouvez d’ici prévisualiser chaque message pour vérifier si c’est bien du spam ou non.
Pour cela, cliquez sur le message pour ouvrir le détail.
Une fois la page détail ouverte, cliquez sur « prévisualiser le message » dans le menu bleu sur la droite.
Attention : ouvrir les pièces jointes ou les images n’est pas conseillé pour des emails classés comme potentiellement dangereux.
Si un message est mis en quarantaine mais que vous estimez qu’il ne devrait pas, vous pouvez le « libérer ».
Attention cependant : les messages libérés ne sont pas supprimés de la quarantaine. Si vous souhaitez supprimer un message de la quarantaine, vous devez le supprimer. Les messages sont automatiquement supprimés de la quarantaine à un intervalle défini par l’administrateur système. L’intervalle par défaut est de 30 jours.
Pour libérer un message, cliquez sur le message pour l’ouvrir puis dans le menu bleu à droite, cliquez sur « libérer le message ».
Vous Arriverez en bas de la page comme ceci :
Cochez la case « libérer », et si vous souhaitez envoyer le message à un autre destinataire, entrer l’adresse email dans le champ correspondant puis cliquez sur « envoyer ».
Pour supprimer un message de la quarantaine, cliquez sur le mail pour ouvrir le détail, aller en bas de la page dans « mise en quarantaine », cocher la case supprimer. Et « envoyer ».
Vous pouvez aussi mettre à jour le système de filtrage en lui indiquant si à l’avenir il doit mettre cet expéditeur en quarantaine ou non.
Pour cela, après avoir sélectionné le mail en question, descendez en bas de la page dans la partie « mise en quarantaine » et cochez la case « apprentissage bayésien, puis sélectionner dans la liste déroulante votre choix : spam, clean (mail propre) ou Forget (l’oublier). Puis cliquez sur le bouton vert « envoyer ».
- Ajouter l’expéditeur à une liste :
Pour ajouter l’expéditeur à une liste, cliquez sur le mail pour ouvrir le détail, puis en haut à droite dans le menu bleu, cliquez sur « ajouter l’expéditeur à une liste ».
Un petit menu s’ouvre alors comme ceci :
A l’aide du menu déroulant, sélectionner le type de liste auquel vous souhaitez ajouter cet expéditeur (approuvés ou interdis). Cocher pour lister l’adresse IP de ce contact et/ou pour lister tout le domaine.
- Opération en masse sur les messages :
Dans l’onglet quarantaine, il est possible d’effectuer des opérations sur plusieurs mails à la fois au lieu de le faire un par un. Pour cela, sélectionner les messages à l’aide des cases, puis sélectionner les opérations (libérer, supprimer, apprentissage bayésien). Enfin, cliquez sur le bouton vert « processus ».
3-2. L’onglet « Listes »
Il vous permet de gérer vos listes blanches (c’est-à-dire les expéditeurs approuvées et sécure) et vos listes noires (les expéditeurs bloqués).
Les adresses de votre liste d’expéditeurs approuvés seront ignorées dans toutes les vérifications de spam, permettant à leurs e-mails de toujours vous être envoyés.
Les adresses de votre liste d’expéditeurs interdits verront leurs messages rejetés.
Cela vous est utile par exemple pour rajouter en liste noire un expéditeur que le filtrage à laisser passer mais que ne vous jugez indésirable ou dangereux, ou inversement, pour rajouter en liste blanche un expéditeur qui aurait été bloqué mais que vous jugez digne de confiance.
- Ajouter à une liste :
Dans l’onglet « liste », cliquez sur « ajouter à la liste ».
Sur la page suivante, entrer l’adresse que vous souhaitez ajouter. Cela peut être une adresse mail, un nom de domaine, ou une adresse IP.
Sélectionner ensuite le type de liste dans laquelle vous voulez ajouter ce contact/domaine/IP : approuvés ou interdits.
Enfin, cliquer sur le bouton vert « ajouter à la liste ».
- Supprimer d’une liste :
Dans l’onglet « liste », cliquez sur « expéditeurs approuvés » ou « expéditeurs interdits » pour afficher la liste correspondante.
Trouver l’adresse que vous souhaitez et cliquer sur la petite croix rouge.
Cela supprimera cette adresse/domaine/IP de la liste dans laquelle vous vous trouvez.
3-3. L’onglet « Rapports »
Il vous permet d’accéder à tous les rapports du service anti-spam, aux statistiques etc.
Par exemple :
- Exportation des rapports :
Sur la page rapport, cliquez sur le lien du rapport et en haut à droite, cliquez sur « télécharger le PDF » ou « télécharger CSV » suivant votre souhait.
Les fichiers .csv peuvent être utilisés entre différents outils informatiques et bases de données. Ils sont utiles lorsqu’on souhaite déployer le contenu d’une base de données sur une feuille de calcul par exemple.
- Gérer les filtres :
Une règle de filtrage se compose de deux catégories : une propriété de message et une condition. Cliquez sur « appliquer des filtres ».
Sélectionner la propriété dans le premier menu déroulant (ex : taille des messages) puis la condition dans le deuxième menu déroulant (si elle ne s’est pas déjà remplie automatiquement) ex : supérieur à. Saisissez ensuite le texte de la condition si la condition en requiert un (ex : 500) et cliquez sur le bouton vert « ajouter un filtre ».
Si le message correspond aux deux catégories, il est sélectionné.
Pour voir tous vos filtres actifs, aller dans l’onglet rapport sous la rubrique « filtres actifs ».
Cliquez sur la croix rouge pour supprimer un filtre, ou sur l’icone d’enregistrement pour sauvegarder cette règle de filtrage. Vous la verrez alors sous la rubrique « filtres enregistrés ».
Ce système est pratique si vous utilisez une règle de filtrage régulièrement, vous n’êtes pas obligé de la créer à chaque fois. Elle est enregistrée, vous n’avez plus qu’à l’activer et à la désactiver quand vous le souhaitez mais elle apparaitra toujours dans la rubrique « filtres enregistrés ». Un vrai gain de temps !
3-4. L’onglet « Comptes »
Il vous permet de personnaliser votre compte anti-spam : mettre à jour vos informations, désactiver les rapports, exiger une connexion à double facteur, rajouter des signatures etc.
- Pour changer votre mot de passe : Aller sur la page « compte » et cliquer sur « changer mot de passe ».
Il vous demandera votre ancien de mot de passe, puis votre nouveau mot de passe deux fois.
- Pour personnaliser votre compte : Aller sur la page « compte » puis sur « mise à jour compte ».
Vous arriverez alors sur cette page :
Vous pouvez ici modifier le nom de votre compte. Aussi, par défaut, votre compte utilise le fuseau horaire de votre domaine mais vous pouvez ici le changer si besoin.
C’est aussi ici que vous pouvez activer ou désactiver les rapports (cela inclus le rapport journalier de quarantaine, et le rapport d’usage mensuel), cocher la case pour les activer. Vous pouvez activer de la même manière les contrôles anti-spam et personnaliser les scores de spam.
Enfin, Vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver le blocage des documents contenant des macros. Les macros sont le principal moyen utilisé pour diffuser des logiciels malveillants et des logiciels de chiffrement. Par défaut, cette case est cochée et les macros sont bloqués.
- Pour ajouter des signatures : Aller sur la page compte et cliquez sur « ajouter des signatures »
Les signatures HTML et texte sont prises en charge. Les signatures HTML prennent en charge une seule image intégrée.
Un éditeur WYSIWG est utilisé pour configurer les signatures HTML et il vous permet de télécharger des images que vous pouvez intégrer dans votre signature HTML. Sélectionnez dans le menu déroulant « type de signature » : signature HTML.
Entrez le contenu de la signature, assurez-vous que la « activé » est cochée et cliquez sur le bouton « ajouter la signature ».
- Activer l’authentification à deux facteurs : Aller sur la page « compte » et cliquez sur « authentification à deux facteurs ».
Cliquez sur le lien, scannez le QRcode à l’aide de votre appareil ou de votre application. Entrez votre mot de passe dans le champ mot de passe et cliquez sur le bouton vert « mise à jour ».
Attention : désactiver ou réinitialiser l’authentification à deux facteurs ne peut pas être fait par un utilisateur mais seulement par l’administrateur.
3-5. L’onglet « Statut »
Vous retrouverez dans cet onglet tous les traitements des mails effectués dans la journée. Les messages en attente de traitement sont dans le dossier « file d’attente entrante » et « file d’attente sortante ».
Normalement, la file d’attente reste vide mais il peut arriver qu’un mail y soit « bloqué ».
Dans ce cas, plusieurs actions peuvent être effectuées sur les messages en attente : livrer (donc envoyer ou recevoir), garder en attente, bounce (retourner ) et supprimer.
Sélectionner le mail concerné, sélectionner l’action à appliquer dans le menu déroulant et cliquer sur le bouton vert « processus ».
3-6. L’onglet « Domaine »
- Paramètres simples :
Cet onglet vous présente votre liste de domaine(s). Pour mettre à jour les détails d’un domaine, cliquer sur l’icône « modifier » sous la partie « actions ». Mettez à jour les détails que vous souhaitez modifier et cliquez sur le bouton vert en bas de la page « mise à jour du domaine ».
Pour supprimer le domaine, cliquez sur la petite croix rouge sous « actions » ou sélectionnez le domaine, cocher la case « delete » en haut » et cliquez sur « processus ».
Pour exporter le domaine, cliquez sur le bouton bleu en haut en à droite « domaines de l’exportation ».
Cliquez ensuite sur « télécharger le fichier YAML » et enregistrez-le sur votre ordinateur.
- Paramètres avancés :
Dans l’onglet domaine, cliquer sur l’icône de rouage sous la catégorie « actions » pour accéder aux paramètres avancés de votre domaine. Vous arriverez sur cette page :
Les serveurs de livraison (ou de distribution) sont les serveurs de messagerie hébergeant les comptes de messagerie sur lesquels les mails traités par la passerelle anti-spam doivent être livrés. Plusieurs serveurs par domaine sont pris en charge et peuvent être configurés.
Les paramètres d’authentification permettent aux utilisateurs du domaine d’être authentifiés auprès d’un système d’authentification externe. Les comptes administratifs ne peuvent pas être configurés pour utiliser ceci.
Le DomainKeys Identified Mail (DKIM) permet d’associer un nom de domaine à un message électronique au moyen d’une signature numérique qui peut être validée par les destinataires. Cela permet ainsi à une personne, un rôle ou une organisation de revendiquer une certaine responsabilité pour le message.
La passerelle anti-spam vous permet de gérer les signatures numériques et signe tous les messages sortants pour lesquels DKIM est activé.
Elle peut gérer les signatures / avertissements ajoutés aux mails qui sont envoyés par son intermédiaire. Les signatures HTML et texte sont prises en charge. Les signatures HTML peuvent contenir une image intégrée.
Les comptes peuvent être importés et exportés dans un domaine à l’aide d’un fichier YAML.
Nous espérons que cette documentation vous aura donné entière satisfaction dans la présentation des différentes fonctionnalités de notre outil anti-spam, et nous restons à votre disposition pour toutes autres questions,
L’équipe Messagerie Collaborative