Cliquer sur l’onglet « calendrier ».
- Présentation des différents calendriers. Par défaut vous n’en n’avez qu’un.
- Barre d’outils
- Votre agenda
- Choisissez la présentation de votre calendrier : par jour, par semaine ouvrée, semaine, mois ou liste.
- Mini calendrier
- Ajouter un rdv
Plusieurs possibilités existent pour ajouter un nouvel événement à votre calendrier :
• Créer : Option N°1 : le rendez-vous détaillé.
Dans l’onglet calendrier, cliquer sur « nouveau rendez-vous » (6)
Dans la fenêtre suivante : sélectionner le titre, la date, l’heure, vos observations, si vous souhaitez une alarme (rappel) etc.
Pour rajouter des participants à votre rdv cliquez sur « participants ».
Dans la fenêtre qui s’ouvre, double cliquer sur le participant de votre choix.
Son nom passe alors dans le champ de droite. Puis cliquez sur « ok ».
Votre participant s’affiche dans le champ correspondant de votre formulaire de rdv.
Enfin cliquer sur « envoyer » si vous voulez envoyer une invitation au(x) participant(s) et sur « enregistrer »
Sur la page d’accueil de l’onglet « calendrier » vous retrouverez votre rendez-vous comme ceci : (en passant votre souris dessus, vous verrez les détails)
• Créer : Option N°2
cliquez directement dans votre calendrier sur la date de votre évènement : idéal pour un ajout rapide !
remplissez le formulaire : le titre de votre évènement, la répétition de l’évènement, rappel etc
puis cliquez sur ok
Là encore, votre rendez-vous s’affichera tout de suite dans votre calendrier et en passant votre souris dessus, vous verrez les détails.
• Créer : Option N°3 : créer un rendez-vous depuis un mail :
Ouvrez votre mail, et dans « autre action » sélectionner « créer un rendez-vous ».
Un message automatique s’affiche comme ceci :
Si vous souhaitez que l’expéditeur du mail soit ajouté en tant que participant à votre rendez-vous, cliquez sur oui. Sinon, cliquez sur non.
La fenêtre qui s’ouvre est exactement la même que pour la création détaillée d’un rendez-vous depuis l’onglet calendrier (Cf : option N°1). Remplissez le formulaire et cliquez sur enregistrer.
Note : Dans le petit onglet calendrier en bas à gauche de votre écran, le jour actuel est indiqué en rouge (ici le 4) et les jours où des événements sont programmés sont indiqués en gras (ici le 5 et 6).
• Partager le calendrier :
Faites un clic droit sur « calendrier » puis « partager le calendrier ».
Sur la fenêtre suivante :
Indiquez l’adresse mail du ou des contacts avec qui vous voulez partager votre calendrier (1)(commencez à écrire la première lettre et le serveur vous proposera automatiquement les contacts associés).
Sélectionnez le rôle que vous leur attribuez ce qui définira leur autorisation d’accès (2) (en lecture seule, ou autorisation de modification etc)
Choisissez d’envoyer un mail de notification de partage ou pas (3)
Quand vous avez finit, cliquez sur « ok ». Le mail de notification de partage sera envoyé automatiquement à tous les intéressés sauf si vous avez choisis l’option « ne pas envoyer de notification ».
Pour annuler ou modifier le partage d’un calendrier : clic droit sur calendrier puis « éditer propriétés »
Sur la fenêtre qui s’ouvre : cliquez sur « modifier » pour changer les paramètres de partage de ce calendrier (les utilisateurs, les rôles etc).
Cliquez sur « renvoyer » pour renvoyer le mail de notification de partage.
Cliquez sur « retirer » pour supprimer le partage du calendrier.
• Créer un calendrier personnalisé
Faites un clic droit sur « calendriers » puis sélectionnez « nouveau calendrier ».
Renseignez le nom, choisissez une couleur et cliquez sur ok.
Pour importer un calendrier externe type yahoo ou google, sélectionnez « ajouter un calendrier externe ».
• Vu des calendriers :
Choisissez les calendriers à afficher en cochant simplement la case correspondante.
Pour supprimer un calendrier : cliquez sur la flèche à droite du calendrier à supprimer.
Puis cliquez sur supprimer.